Liderando Retrospectivas
Resumo do capítulo 3 do livro Agile Retrospectives, Making Good Teams Great
Você não precisa ser um facilitador profissional para liderar uma retrospectiva, mas você precisa ter algumas habilidades básicas. Para você aprende-las você precisa conhecer as regras da retrospectiva, praticar e buscar feedback. Como um facilitador você acompanha o conteúdo, mas sua responsabilidade é o processo, permanecendo neutro nas discussões mesmo nas situações de opiniões conflitantes. Situação difícil quando envolve a sua própria equipe, mas se você está envolvido na discussão você não consegue focar no processo. Na maioria das vezes a sua equipe vai realizar a discussão muito bem sem a sua participação e o risco de participar é em muitas vezes anular a discussão do grupo, mas se acontecer de você ter um conteúdo importante para oferecer que ninguém tem, você temporariamente deixa o papel de líder e contribui na discução. Para simbolizar esta troca, você passa a caneta piloto para outro membro da equipe, que será o lider neste momento, mas não esqueça de pega-la de volta depois.
O processo pode ser dividido em:
Atividades de Gestão - O líder introduz cada atividade para que os participantes enxerguem um propósito antes de começar. A primeira vez que for utilizar uma atividade, escreva um script para se lembrar do que dizer e treine antes em voz alta para ter mais clareza de como vai ficar. Ao explicar para os participantes a dinâmica, você deve perguntar se alguém tem alguma dúvida, dando espaço para elas aparecerem. Saber utilizar bem o material de apoio como o Flip Chart e importante, aprenda como utiliza-los. Como líder da retrospectiva, você tem duas tarefas: estar disponível para responder perguntas sobre a atividade e monitorar o ambiente. Termine cada atividade colhendo o feedback dos participantes gerando insights e decidindo o que fazer. Gastar entre 25 e 50% do tempo da retrospectiva com o feedback normalmente é o mais proveitoso.
Dinâmica de Grupo - Garanta que pessoas que têm algo a dizer tenham a chance de fazer e as que falam muito não dominem a retrospectiva. Perceba que se uma pessoa foca o olhar e é cortada por outra ela provavelmente quer falar, pergunte se ela tem algo a dizer. Para introduzir pessoas na conversa diga algo como: “Nós não ouvimos o Kent ainda. O que você acrescentaria?”. Quando sempre o mesmo membro da equipe é o primeiro a falar sobre todas as questões, tente uma conversa em particular, caso não tenha efeito, seja direto na retrospectiva, dizendo por exemplo: Nós já ouvimos você em outras questões vamos ouvir outras pessoas agora.” Mas não esqueça de manter seu tom neutro, se você for enfático, transmite culpa e não vai ajudar. Tenha cuidado com gerentes eles tendem a dominar a conversa, o gestor presente as vezes intimida a equipe, reuna com os gestores antes e peça-lhes para deixar os outros falarem primeiro e tome cuidado quando membros do time discordam dele evitando conflitos. As vezes a equipe fica presa em um assunto, quando isso acontece você pode tentar restaurar a criatividade com perguntas. Você pode pedir mais opiniões de pessoas que têm pensado mais do que falado ou sugerir pesquisas adicionais antes de decidir por uma solução. Lembre-se de monitorar acordos passados, caso algum membro da equipe tenha violado, mesmo tendo boas intenções, é bom comentar pois se constantemente sua equipe viola acordos e não são discutidos há uma grande chance de você voltar a velhos hábitos ruins. É interessante que todos monitorem os acordos.
Gestão de crise - Cuidado com a culpa, não deixe que membros da equipe culpem um aos outros por problemas da equipe, fortaleça o discurso do eu, ou seja a pessoa colocar o que incomoda a ela. Isto leva a discussão a busca de uma solução e não um debate sobre o passado, que é pouco produtivo. Em uma retrospectiva a responsabilidade principal é a interação da equipe como um todo e não os indivíduos, seja útil e respeitoso com os indivíduos mas não se concentre em confortar uma pessoa durante a retrospectiva. Caso você tenha problemas como um indivíduo descontrolado, tente traze-lo de volta a discussão rapidamente, caso não consiga, pergunte se ele não quer sair e voltar quando tiver mais auto-controle.
Gestão do Tempo - quando você está liderando uma retrospectiva você deve prestar atenção ao tempo. Se você estiver trabalhando em um grupo grande, maior que oito pessoas, você precisa bolar uma maneira para chamar o grupo mais eficaz que gritando, use um sino, campainha ou outra forma, mas algo que não seja desagradável. Quando a discussão ainda está quente mas o tempo planejado já acabou, sinalize para o grupo e deixe que eles decidam se é melhor encerá-la ou continuar. Esteja preparado para trocar de atividade se o tempo estiver se esgotando. Lembre-se das metas da retrospectiva, identificar e planejar experimentos e melhorias.
Gerenciando você - A parte mais difícil em uma retrospectiva e o líder gerir seu próprio estado emocional. Quando as emoções estão elevadas, sua equipe precisa de alguém para ficar fora do tumulto. Lembre-se você não pode provocar emoções na sala e não tem a responsabilidade de fazer todo mundo feliz. Se você se sentir ansioso chame uma pausa, durante o intervalo agite as mãos e pés, faça três respirações profundas, isso parece bobagem mas quando você fica tenso diminui a oxigenação do cérebro e sua capacidade de pensar com clareza, essas técnicas ajudam a retomar a seu estado normal. Com o tempo você vai ficar mais confortável para lidar com situações emocionalmente carregadas. Encontre um coach para ajuda-lo a trabalhar estas questões. E lembre-se de respirar.
É preciso tempo e prática para se sentir confortável com novas habilidades. Dê-se tempo, para gerir as suas expectativas e encontrar mentores. Você também vai gerenciar e adaptar a sua liderança.