CSE -Exames Laboratoriais
Introdução
O Centro de Saúde Escola da USP, CSE, realiza coleta de exames laboratoriais de seus pacientes e envia para análise em laboratórios credenciados. O principal laboratório é o do Hospital Universitário, HU. Este laboratório é responsável por 90% das análises clínicas do CSE. Os outros laboratórios são Secretaria Municipal da Lapa, com 9%, e o laboratório privado Lablin, com 1%. Este último é utilizado apenas em casos de exames muito específicos.
O calendário de coleta do CSE possui restrições. Uma delas são os dias estipulados para coleta de exames, segundas e quartas-feiras das 7 às 9h30min da manhã. O horário de coleta de exames deve ser respeitado pois os laboratórios tem horário limite para recebimento das amostras, às 11hs. As rotinas internas de cada laboratório são muito rigídas e atrasos no recebimento das amostras pode comprometer o desempenho do trabalho. Além disso, muitas amostras tem tempo de vida útil muito pequeno e devem ser analisadas o quanto antes.
Os exames são agendados de acordo com a capacidade de coleta do CSE e com a cota para cada tipo de exame estabelecida pelos laboratórios credenciados. Cada paciente, em média, realiza 4(quatro) exames de cada vez. Por isso, o agendamento é realizado com o objetivo de maximizar a coleta. Isto é, o paciente deve ter todos os suas amostras coletadas em um único dia.
O CSE possui uma lista de exames, com os quais trabalha, pré-definida. Alguns programas de saúde como pré-natal, acompanhamento de diábeticos e hipertensos requerem pacotes de exames de rotina. Assim, o centro de saúde montou pacotes internos de exames. Por exemplo: pacote gestante início. Este pacote é direcionado a gestantes em sua primeira consulta de pré-natal.
No dia anterior à coleta, o CSE prepara o material necessário como etiquetas para identificação das amostras. Este material é impresso previamente para agilizar o atendimento, porém a abstinência de pacientes é grande e cerca de 40% do material impresso é descartado.
Os resultados dos exames são encaminhados para o centro de saúde após um intervalo médio de 20-30 dias. Porém, o HU possui uma página na internet na qual os médicos podem consultar os resultados de forma online. Isto representa em ganho extraordinário de tempo, uma vez que alguns resultados estão disponíveis em apenas 4 horas.
Requisitos do sistema de Exames laboratoriais
O novo sistema de gerenciamento de exames laboratorias do centro de saúde tem como objetivo tornar o processo de agendamento e coleta mais eficiente. Um dos pontos mais importantes é aproveitar toda a capacidade diária de coleta atendendo aos fatores de capacidade interna de coleta e as cotas estabelecidas pelos laboratórios. Deseja-se também diminuir a abstinência de pacientes e o desperdício de material de coleta, além do melhor gerenciamento dos resultados dos exames. Vamos descrever as principais funcionalidades requistadas do novo sistema:
Agendamento de exames
O agendamento de exames necessita das informações: paciente(informado pelo número de matrícula), lista de exames, data de coleta, médico responsável e funcionário responsável pelo pedido. O médico ou funcionário realiza pedido de um ou mais exames para um paciente e estabelece um prazo para coleta. Este prazo está entre 0 e 99 semanas. Ao informar 0 semana para o sistema, este deve entender que os exames solicitados devem ser marcados na data disponível mais próxima. Já no caso de 12 semanas, por exemplo, o sistema deve buscar a data mais próxima disponível após 3 semanas a partir da data do agendamento.
Estes intervalos são muito úteis para acompanhamento de pacientes hipertensos e diabéticos que devem realizar exames com frequência de 12 ou 16 semanas. O sistema deve impedir agendamentos em dias que já estejam com sua capacidade máxima ou em dias que não haja uma agenda aberta. O centro de saúde planeja sua agenda de coletas indicando quais o dias e qual capacidade. Assim, se a agenda, correspondente à data de agendamento sugerida pelo sistema, não estiver aberta o sistema também não deve permitir o agendamento.
O agendamento de exames deve contar com a possibilidade de agendamento de pacotes de exames. O Centro de Saúde definiu pacotes de exames para pacientes com perfis específicos, como diabéticos, hipertensos e gestantes. Estes pacotes asseguram que o profissional de saúde não deixará de agendar exames necessários funcionando como um checklist de agendamento. Porém, o agendamento e acompanhamento do pedido não se dá por pacote e sim por cada exame que este contém.
É importante que sempre tenha um médico responsável pelo pedido registrado no sistema. Um funcionário tem autorização de solicitar exames, porém um médico sempre deve ser responsável.
Ao agendar um exame, o funcionário ou médico poderá imprimir uma lista de recomendações para a coleta, como por exemplo jejum de 12 horas antes da coleta de exame de sangue. Esta lista de recomendações é muito importante para informar o paciente e garantir a confiabilidade dos resultados.
Para diminuir o número de faltas de pacientes, é interessante que o paciente seja avisado de sua coleta no dia anterior ao agendado. Isto pode ser feito através de envio de mensagem sms ou ligação telefônica. Caso o exame seja cancelado, o usuário poderá indicar no sistema e descrever o motivo.
Coleta de exames
Em cada dia de coleta de exames, o funcionário ou médico deve indicar no sistema quais pacientes efetivamente compareceram para coleta ou entrega de material. O material utilizado na coleta dos exames, como as etiquetas de identificação de amostras e formulários, devem ser impresso por paciente ou por uma lista de pacientes agendados para determinado dia. A impressão deve seguir formato padrão já utilizado no CSE.
Gerenciamento de resultados
O sistema deve possibilitar que o usuário indique quais resultados de exames já estão disponíveis para consulta e o link de acesso. Após analisar o resultado, o médico ou funcionário também poderá registrar sua análise e indicar a conduta adotada a partir de um menu de opções pré-definidas.
Consultas e relatórios
É muito importante que o sistema viabilize consultas e relatórios sobre agendamento e coletas de exames. O sistema deve permitir buscar quais os exames agendados por paciente ou por período(agenda do dia, por exemplo). Também deve disponibilizar a consulta de vagas disponíveis por cada tipo de exame em determinado dia. Além disso, é preciso consultar quais os resultados de exames disponíveis.